Cara Import 10.000 Judul Koleksi Perpustakaan Menggunakan File Excel di Aplikasi SLiMS

Pengelolaan koleksi dalam jumlah besar merupakan tantangan tersendiri bagi pustakawan. SLiMS (Senayan Library Management System) menyediakan fitur import yang memungkinkan pustakawan menghemat waktu dan tenaga dalam menginput ribuan data bibliografi sekaligus. Artikel ini akan membahas langkah-langkah impor 10.000 judul koleksi menggunakan file Excel ke dalam aplikasi SLiMS.

Persiapan File Excel untuk Import Massal 📋

1. Struktur Data yang Dibutuhkan

Sebelum melakukan import, Anda perlu menyiapkan file Excel dengan struktur kolom sebagai berikut:

• title (judul) – WAJIB
• gmd_name (jenis bahan)
• edition (edisi)
• isbn_issn
• publisher_name (penerbit)
• publish_year (tahun terbit)
• collation (deskripsi fisik)
• series_title (judul seri)
• call_number (nomor panggil)
• language_name (bahasa)
• place_name (tempat terbit)
• classification (klasifikasi)
• notes (catatan)
• image (gambar)
• sor (statement of responsibility)
• authors (pengarang) – format: <Nama Pengarang 1><Nama Pengarang 2>
• topics (subjek) – format: <Subjek 1><Subjek 2>
• item_code (kode eksemplar) – format: <Kode1><Kode2>

2. Mengonversi File Excel ke CSV

SLiMS hanya mendukung format CSV untuk import data. Ikuti langkah berikut:

1. Buka file Excel Anda
2. Pilih menu “File” > “Save As”
3. Pilih format “CSV (Comma delimited) (*.csv)”
4. Klik “Save”
5. Jika muncul peringatan tentang fitur yang tidak kompatibel, klik “Yes”

Proses Import Data di SLiMS 🔄

1. Akses Menu Import

1. Login ke SLiMS dengan akun administrator
2. Pilih menu “Bibliography”
3. Klik sub-menu “Import Data”

2. Konfigurasi Parameter Import

Tampilkan Gambar

1. Klik “Choose File” dan pilih file CSV yang telah disiapkan
2. Atur “Field Separator” (biasanya koma: “,”)
3. Atur “Field Enclosed With” (biasanya tanda kutip: “)
4. Tentukan jumlah record yang akan diimport (isi 0 untuk semua data)
5. Tentukan baris mulai import (biasanya 1)
6. Centang “The first row is the columns names” jika baris pertama berisi nama kolom
7. Klik “Process” untuk melanjutkan

3. Preview dan Validasi Data

SLiMS 9.6.1 memiliki fitur preview yang canggih untuk memvalidasi data sebelum import:

1. Periksa tampilan data pada halaman preview
2. Gunakan tombol “Validate Data” untuk memeriksa:
   • Duplikasi judul
   • Kode eksemplar yang sudah ada
   • Kesalahan format lainnya
3. Perhatikan pesan error dan warning yang muncul

4. Eksekusi Import

1. Setelah memastikan data valid, klik tombol “Import Now”
2. Konfirmasi tindakan import
3. Pantau progress import melalui indikator yang ditampilkan
4. Tunggu hingga proses selesai (bisa memakan waktu beberapa menit untuk 10.000 data)

Import 10.000 judul koleksi ke SLiMS menggunakan file Excel yang dikonversi ke CSV adalah solusi efisien untuk otomasi pengelolaan koleksi perpustakaan. Dengan persiapan yang baik dan strategi yang tepat, proses ini dapat berjalan lancar dan menghemat waktu signifikan dibandingkan dengan input manual.

---

Ingin konsultasi tentang pengelolaan perpustakaan digital atau implementasi SLiMS? Hubungi kami melalui email: cs@eperpus.id atau WA: 628972755049.

#PerpustakaanDigital #SLiMS #ImportData #ManajemenKoleksi #TeknologiPerpustakaan #AutomasiPerpustakaan #ExcelToSLiMS